Pourquoi mettre en place une PMO dans une direction IT
La DSI joue un rôle clé dans l’entreprise, elle doit notamment supporter technologiquement la conception et la mise en œuvre des nouvelles offres business, à forte composante digitale.
Or, l’écosystème technologique évolue rapidement et de manière exponentielle. Il devient donc primordial pour les entreprises de livrer leurs projets dans les délais impartis afin de pouvoir proposer des offres en adéquation avec la demande (tendance) du marché intégrant et exploitant le plein potentiel des nouvelles technologies.
Afin de répondre à ces enjeux, de nombreuses directions IT optent pour la mise en place d’une cellule PMO.
1. Normaliser les normes et méthodes (via un framework)
La mise en place d’une PMO permet de normaliser les outils, normes et méthodes concernant la gestion de projets afin que l’ensemble des acteurs parlent le même langage, utilisent les mêmes formats, document, échelles de suivi (€, Jours hommes par ex) et une méthodologie commune. Au-delà de faciliter le reporting à un niveau global, cela permet d’uniformiser les pratiques et a un impact considérable sur la performance.
2. Agréger de manière exhaustive l’ensemble des projets de la DSI
Construire un portefeuille de projets est un enjeu de taille qui permet à une DSI d’avoir une vue exhaustive, priorisée et ordonnancée de l’ensemble des projets IT (run & nouveaux projets).
Cette maîtrise du Portefeuille de Projets permet d’organiser et d’en présenter une vue synthétique tant stratégique qu’opérationnelle à la direction générale, aux différentes Business Units et aux opérationnels et d’aligner l’ensemble des acteurs sur la vision des priorités pour la DSI. C’est ainsi un élément clé d’un dialogue mature et d’une communication privilégiée avec l’ensemble des parties prenantes.
3. Définir les processus décisionnels et les instances associées
Le pilotage d’un portefeuille de projets (au sein d’une direction IT) implique de nombreux acteurs (opérationnels, managers, directeurs) et entités de l’entreprise (Finance : validation budgétaire, RH : recrutement de nouveaux salariés, etc.). Il est essentiel de définir (et partager) les processus décisionnels & les instances de gouvernance afin que chacun puisse jouer sa partition et contribuer. Une gouvernance claire et comprise est indispensable pour (ré)aligner les acteurs et pour mener à bien les projets en toute transparence et en accord avec les priorités stratégiques de l’entreprise.
4. Faciliter la prise de décision à l’aide de reporting consolidés
Le pilotage d’un portefeuille de projet ou d’un programme est un enjeu critique. La mise en place d’indicateurs (cout, qualité, délais, etc.) à différents niveaux (projet, programme, portefeuille) et le suivi des risques permettent d’obtenir rapidement un statut sur la santé et l’état d’avancement des travaux. La réactivité est améliorée et la prise de décision facilitée (changement de priorité, allocations de ressources supplémentaire, arrêt du projet, etc.), véritables atouts dans des environnements business et technologique sans cesse changeants.
La PMO a un rôle clé, au cœur du processus décisionnel de l’entreprise, avec un leitmotiv :
« structurer avec pragmatisme pour servir la performance et l’atteinte des objectifs ».
A propos de Nexance :
Les équipes Nexance vous accompagnent dans la mise en place d’une cellule PMO sur mesure en totale adéquation avec vos besoins et votre culture d’entreprise.
English version: Why set up a specialized PMO unit in an IT department
